管理職能之一：計(jì)劃

“一年之計(jì)在于春，一天之計(jì)在于晨�！币荒暌�有所收獲在于這一年初的計(jì)劃，一天要達(dá)到目的在于這一天開(kāi)始時(shí)候的計(jì)劃。一句俗語(yǔ)，道出了計(jì)劃的重要性。聽(tīng)過(guò)一個(gè)管理專家的課，他在課中講到“明年之計(jì)在于歲末，明天之計(jì)在于今晚”。他把計(jì)劃列在了先人一步，更加強(qiáng)調(diào)了計(jì)劃的預(yù)先性�！跋热艘徊健�、“先知先覺(jué)”，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，“先”為重要。盡管我理解為他在觀點(diǎn)上修改俗語(yǔ)，有一點(diǎn)嘩眾取寵，引人視聽(tīng)，但在說(shuō)明計(jì)劃的重要性和預(yù)先性，以及企業(yè)工作計(jì)劃的實(shí)際制定中，都有切實(shí)意義。

有些人認(rèn)為，花時(shí)間寫計(jì)劃會(huì)影響工作效率，但是我不這么認(rèn)為。困難的部分不是寫計(jì)劃，困難的部分是做這個(gè)計(jì)劃——思考，溝通，權(quán)衡，交流，提問(wèn)并且傾聽(tīng)。你用來(lái)分析解決問(wèn)題需要花費(fèi)的時(shí)間，會(huì)減少工作中給你帶來(lái)的意外。

一、計(jì)劃的特性

1、 預(yù)先性與指導(dǎo)性：

計(jì)劃、組織、控制，是管理的三項(xiàng)職能，而作為計(jì)劃，是管理工作之先。一項(xiàng)工作，首先要具有計(jì)劃，才會(huì)有后續(xù)的組織和控制，沒(méi)有計(jì)劃的工作，不叫管理工作。只有有了計(jì)劃，才有控制的標(biāo)準(zhǔn)和組織的目的。計(jì)劃，在管理工作中具有預(yù)先性，同時(shí)，它對(duì)管理工作的執(zhí)行和控制又具有指導(dǎo)性。

2、 可行性

計(jì)劃的程序是：目標(biāo)——可行性研究——方案——決策。計(jì)劃也要有針對(duì)性，是為了完成某項(xiàng)工作或達(dá)到某個(gè)目的而制定的。完成的目標(biāo)要具有可行性，針對(duì)經(jīng)研究后的既定目標(biāo)，提出執(zhí)行方案，領(lǐng)導(dǎo)決策。這樣，經(jīng)決策后訂定的方案，就形成了我們的計(jì)劃。

計(jì)劃，是綜合考慮各方面因素后的形成的工作方案。計(jì)劃制定完成后，它應(yīng)該是一個(gè)可行的行動(dòng)方案。不可行的計(jì)劃是失敗的計(jì)劃。

3、 原則性與靈活性

既然我們花費(fèi)時(shí)間、人力、物力、財(cái)力制定計(jì)劃，在計(jì)劃制定后，它就要在工作中起到調(diào)控作用。我們要遵循計(jì)劃，在計(jì)劃規(guī)定的范圍內(nèi)去完成我們的工作。這里，計(jì)劃具有原則性，不能隨意更改和破壞。因?yàn)閷?duì)于一個(gè)組織，大家都在按計(jì)劃有步驟的工作，如果某個(gè)人或某個(gè)方面的破壞，可能會(huì)影響到整個(gè)計(jì)劃的達(dá)成。

但是，計(jì)劃并不是僵化的，不可更改的。在計(jì)劃的執(zhí)行過(guò)程當(dāng)中，由于制定計(jì)劃時(shí)候的一些相關(guān)因素發(fā)生了變化，從而導(dǎo)致計(jì)劃的執(zhí)行或我們的預(yù)期結(jié)果將產(chǎn)生改變，這時(shí)候，我們就要適時(shí)調(diào)整計(jì)劃，以使計(jì)劃更切合實(shí)際，更可行。計(jì)劃要與過(guò)程改進(jìn)結(jié)合起來(lái)。

二、計(jì)劃制定的原則

計(jì)劃的制定遵循SMART原則。

1、 Specific：具體

對(duì)于大的計(jì)劃，要分階段、分步驟，準(zhǔn)確分析執(zhí)行過(guò)程中的環(huán)境、影響因素等，做出周密的對(duì)策和行動(dòng)方案。計(jì)劃做的周密、具體，可以減少執(zhí)行中的溝通成本、干擾、困惑。即使一些小的工作項(xiàng)目，計(jì)劃中也不能忽略細(xì)節(jié)。比如一場(chǎng)會(huì)議，要針對(duì)主題，從會(huì)議場(chǎng)所的選定、布置，會(huì)議議程的安排，會(huì)議發(fā)言人的提前通知，發(fā)言稿的準(zhǔn)備、審核，參會(huì)人員通知，參會(huì)人員住宿、餐飲安排等等計(jì)劃具體，并落實(shí)到執(zhí)行人。

2、 Measurable：可衡量

計(jì)劃的階段目標(biāo)結(jié)果要可衡量，讓執(zhí)行者明確，以便掌握和控制工作進(jìn)度、檢查、跟蹤考核。

3、 Achievable：可實(shí)現(xiàn)

計(jì)劃必須是可以實(shí)現(xiàn)的，可操作的，不切實(shí)際的計(jì)劃不僅浪費(fèi)做計(jì)劃花的時(shí)間和精力，還會(huì)引起員工抱怨，影響執(zhí)行，達(dá)不到目的，形如空文。

4、 Result-Oriented：結(jié)果導(dǎo)向

所有的計(jì)劃都是因一定的目的、目標(biāo)而定，目標(biāo)是終點(diǎn)，計(jì)劃就是設(shè)計(jì)要達(dá)到終點(diǎn)所必須經(jīng)過(guò)的歷程。

5、 Time-based：時(shí)間限制

企業(yè)根據(jù)自己的發(fā)展設(shè)定了目標(biāo)，我們的工作就要圍繞這個(gè)目標(biāo)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)去完成。計(jì)劃要具體地體現(xiàn)工作進(jìn)度，以便在預(yù)期時(shí)間完成任務(wù)。

以上是針對(duì)計(jì)劃內(nèi)容的制定原則，作為計(jì)劃制定的表述，應(yīng)該要做到簡(jiǎn)潔。在實(shí)際工作中，主管在做工作計(jì)劃，給員工布置工作任務(wù)的時(shí)候，不要洋洋灑灑，旁征博引，讓員工聽(tīng)來(lái)，抓不住主題，而影響了工作的執(zhí)行。簡(jiǎn)潔、明確而不乏具體的工作計(jì)劃，可以讓員工很好把握工作重點(diǎn)，開(kāi)展工作。

三、計(jì)劃制定的要素

要表述清楚一件事情，必須要闡明一些要素。記得學(xué)習(xí)作文的時(shí)候，就強(qiáng)調(diào)要表達(dá)清楚時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件的起因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果。計(jì)劃制定亦如此，也需要用一些要素來(lái)表達(dá)，具體可概括為5w2h。

5w：what、who、when、where、why

what：計(jì)劃所指的要做什么或完成什么；明確工作任務(wù)；

who：計(jì)劃由誰(shuí)、哪些人執(zhí)行；明確工作任務(wù)的擔(dān)當(dāng)者；

when：什么時(shí)候執(zhí)行到什么程度；明確工作任務(wù)進(jìn)度；

where：在什么地方進(jìn)行工作；明確工作開(kāi)展地點(diǎn)、區(qū)域；

why：為什么要執(zhí)行這樣做；明確工作起因、動(dòng)機(jī)；

2h：how、how many

how：怎么開(kāi)展工作；明確工作方式方法；

how many：完成多少工作；明確工作量。

布置工作任務(wù)或做工作計(jì)劃具備以上要素，應(yīng)該才為一項(xiàng)基本完整的計(jì)劃。

四、計(jì)劃分解與細(xì)化

如果承擔(dān)某種特定的任務(wù)，我們需要為這項(xiàng)任務(wù)開(kāi)發(fā)一個(gè)活動(dòng)檢查列表和計(jì)劃工作表，就像我們的工程進(jìn)度表（這里需要用到一些手法，工程進(jìn)度表一般采用甘特表）。每個(gè)檢查列表應(yīng)該包括這個(gè)大任務(wù)可能需要的所有步驟。這些檢查列表和工作表將幫助我們確定和評(píng)估必須處理與大任務(wù)相關(guān)的工作量。

把大任務(wù)分解成多個(gè)小任務(wù)，幫助我們更加精確地估計(jì)它們，暴露出在其他情況下你可能沒(méi)有想到的工作活動(dòng)，并且保證更加精確、細(xì)密的狀態(tài)跟蹤。

五、計(jì)劃、制定者與執(zhí)行者的統(tǒng)一

主管給員工的工作任務(wù)布置或計(jì)劃設(shè)定，在工作中就是一項(xiàng)協(xié)議，需要計(jì)劃制定者和執(zhí)行者對(duì)這項(xiàng)計(jì)劃達(dá)成共識(shí)，形成行為契約，才能保證行動(dòng)一致，使計(jì)劃順利執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。否則，如果計(jì)劃制定者在計(jì)劃設(shè)定時(shí)采取武斷、強(qiáng)制態(tài)度或執(zhí)行者對(duì)計(jì)劃持有懷疑，對(duì)計(jì)劃不認(rèn)同，這都會(huì)極大影響工作積極性。因而，計(jì)劃、制定者與執(zhí)行者應(yīng)該是統(tǒng)一的，計(jì)劃的制定者與執(zhí)行者相互認(rèn)可，才能更好的實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)。