企業(yè)崗位說明書編寫的誤區(qū)分析

規(guī)范的崗位說明書明確了工作的職責(zé)權(quán)限、任職資格、工作特點(diǎn)、工作目標(biāo)等重要因素，能為企業(yè)進(jìn)行工作評價、人員招聘、績效考核、確定培訓(xùn)需求、薪酬管理提供依據(jù)，但是很多企業(yè)發(fā)現(xiàn)崗位說明書編制后，對于改善本企業(yè)的績效、提升人力資源管理工作效率并無預(yù)期的作用，崗位說明書規(guī)范和制約作用也無法體現(xiàn)。原因何在呢？ 一、職責(zé)界定不明確，任務(wù)交叉沒有理順 我國企業(yè)目前普遍存在著崗位職責(zé)不清、任務(wù)指派隨意性較大、能者多勞、出現(xiàn)問題互相推諉等管理混亂的現(xiàn)象，因此，崗位說明書不應(yīng)是簡單的對目前崗位工作任務(wù)的要求和描述，而應(yīng)該通過崗位說明書的撰寫達(dá)到明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，規(guī)范工作流程，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目的。在編制崗位說明書之前，必須進(jìn)行認(rèn)真的工作分析和調(diào)查，了解每一個崗位的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作條件、上下級的關(guān)系、任職資格等因素。在實(shí)際操作中，可靈活選擇用問卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實(shí)地觀察法等方法進(jìn)行。 在界定崗位職責(zé)時，首先應(yīng)編寫部門職責(zé)。崗位的職責(zé)應(yīng)為部門職責(zé)的分解，部門的各項職責(zé)應(yīng)在崗位的職責(zé)中得以體現(xiàn)，即“人人有事做，事事有人做”。部門職責(zé)是界定崗位職責(zé)的基礎(chǔ)，因此，界定崗位職責(zé)的第一步界定部門的職責(zé)。界定部門職責(zé)時，可根據(jù)部門的工作任務(wù)進(jìn)行分析，規(guī)范各項任務(wù)的工作流程，找出部門之間交叉的工作，明確各部門的職責(zé)權(quán)限。工作流程圖可以一目了然地描述完成工作的程序，反映各崗位之間的工作銜接關(guān)系。當(dāng)出現(xiàn)職責(zé)交叉現(xiàn)象時，應(yīng)具體問題具體分析，而不是簡單“一刀切”。 其次，將部門職責(zé)分解到部門的各個崗位，明確各崗位之間的分工關(guān)系。這一過程也可作為企業(yè)定員定編的依據(jù)。根據(jù)任務(wù)量和工作的要求，應(yīng)將部門的工作任務(wù)合理分解到具體的崗位，確定部門的崗位設(shè)置和人員安排，并明確部門內(nèi)各崗位的崗位職責(zé)。特別是對于多個崗位承擔(dān)某一共同任務(wù)時，應(yīng)用規(guī)范的語言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔(dān)的責(zé)任。如某公司的財務(wù)部門的職責(zé)包括以下要項：會計核算、資金管理、預(yù)算管理、成本管理、財務(wù)分析。 二、描述不規(guī)范，用語不準(zhǔn)確 崗位職責(zé)的描述應(yīng)能準(zhǔn)確、清晰、真實(shí)的界定崗位承擔(dān)的責(zé)任、所具有的權(quán)限和崗位工作必須達(dá)到的目標(biāo)、規(guī)范性責(zé)利關(guān)系。可是很多企業(yè)的崗位說明書沒有注意到描述用語的選擇，籠統(tǒng)地使用“負(fù)責(zé)、管理”等詞語，導(dǎo)致崗位職責(zé)的描述流于一般化、普遍化，出現(xiàn)“千崗一面”現(xiàn)象，或者使崗位職責(zé)描述過小或者過大，根據(jù)崗位說明書的描述方式和用語顯得尤為重要。標(biāo)準(zhǔn)的崗位職責(zé)描述格式應(yīng)是“動詞+賓語+結(jié)果”，動詞的選擇可參照表1，賓語表示該項任務(wù)的對象，即工作任務(wù)的內(nèi)容，結(jié)果表示通過此項工作的完成要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，可用“確保、保證、爭取、推動、促進(jìn)”等詞語連接。例如人力資源部部長負(fù)責(zé)人力資源戰(zhàn)略工作可描述為“負(fù)責(zé)組織制定人力資源戰(zhàn)略和人力資源規(guī)劃，保證為公司的發(fā)展戰(zhàn)略提供有效的人力資源支撐”。 三、宣傳不到位，員工不理解 崗位說明書涉及到對各崗位的描述與規(guī)范，目的是使員工明確了解自己的工作責(zé)任、本崗位在企業(yè)的作用以及企業(yè)的要求，因此，在編制過程中必須得到全體員工的支持和參與�？上Ш芏嗖块T主管都像在應(yīng)付作業(yè)一樣草草完成，沒有借此機(jī)會與員工進(jìn)行充分的交流，甚至在做完崗位說明書之后，員工也不知道崗位說明書的作用，有些員工還認(rèn)為崗位說明書是對他們工作的限制，出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使崗位說明書變成可有可無的擺設(shè)。 此外，對任職資格的界定，會使一部分員工感到恐慌或者失望。在國有企業(yè)中若是按照行業(yè)通行的標(biāo)準(zhǔn)對崗位任職資格進(jìn)行界定，很多老員工的學(xué)歷或者技能達(dá)不到企業(yè)要求，他們就會認(rèn)為崗位說明書是人力資源部給他們設(shè)置的障礙，擔(dān)心未來的職業(yè)發(fā)展。而另一種情況是企業(yè)為了培養(yǎng)和鍛煉人才，往往會將一些重點(diǎn)培養(yǎng)對象放在基層工作一段時間，這些人才的素質(zhì)和技能都會遠(yuǎn)高于崗位的要求，他們的心理就會失衡，若是不及時引導(dǎo)，將會導(dǎo)致優(yōu)秀人才的流失，給企業(yè)造成重大損失。因此，企業(yè)在編寫崗位說明書時，應(yīng)由各部門的主管負(fù)責(zé)，人力資源為其提供格式和方法，并予以及時的指導(dǎo)和審核。而且應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，給員工宣講制定崗位說明書的意義和說明書中各項內(nèi)容的含義。對現(xiàn)行人員配置達(dá)不到或者遠(yuǎn)超出企業(yè)要求現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)向員工解釋其原因，打消他們的思想疑慮，保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。 四、定位不明晰，高層不認(rèn)同 HR經(jīng)理在編寫崗位說明書時，如果原有的崗位職責(zé)界定不清，那么就要對原有的崗位職責(zé)進(jìn)行一次大盤點(diǎn)，編寫的工作量將會很大。這時人力資源管理就面臨著兩種選擇：對現(xiàn)狀的描述和對未來的描述，即崗位職責(zé)“是什么”和“應(yīng)是什么”的問題。若編寫崗位說明書是解決崗位職責(zé)“應(yīng)是什么”，則在界定崗位職責(zé)時必須對現(xiàn)存的職責(zé)交叉、職權(quán)不明的現(xiàn)象進(jìn)行調(diào)整，這將導(dǎo)致一部分員工的工作職責(zé)和權(quán)限的變動，可能招致員工的抵制和反對。 因此，在編寫之前，HR經(jīng)理應(yīng)和相關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，認(rèn)清規(guī)范崗位職責(zé)的意義，明確崗位說明書的定位，并取得領(lǐng)導(dǎo)對職責(zé)變革的理解和支持。在崗位說明書實(shí)施過程中高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)率先樹立崗位責(zé)任意識，對各項工作實(shí)行歸口管理。 五、管理不及時 隨著時代的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中部門的職責(zé)及崗位的工作內(nèi)容也會不斷地發(fā)生變化，尤其是網(wǎng)絡(luò)時代的新興行業(yè)更是如此。一般而言，崗位說明書應(yīng)至少每1~2年修改一次，根據(jù)行業(yè)的發(fā)展和職責(zé)的變化情況靈活進(jìn)行選擇。但是當(dāng)企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調(diào)整時，應(yīng)及時修訂崗位說明書。我國很多企業(yè)都注重崗位說明書的更新和發(fā)展。如聯(lián)想集團(tuán)甚至規(guī)定每半年對崗位說明書修正一次。 因此，崗位說明書的格式要求簡潔實(shí)用，重點(diǎn)突出，項目不宜過多。而且制定動態(tài)管理制度，由專人負(fù)責(zé)管理更新。（李燕萍、翁艷娟）