對閩南鞋服企業(yè)內部管理控制的建議

    閩南服裝企業(yè)的老板同其他行業(yè)的老板一樣，基本上是技術、業(yè)務或生產出身，懂得財務的少之又少。創(chuàng)業(yè)時期，老板一個人從頭抓到尾，完全能應付得過來，財務的作用談不上發(fā)揮，完全是搞清楚應收、應付賬款就行了。后來，企業(yè)發(fā)展了，規(guī)模擴大了，企業(yè)的資源、要素就越來越多了，環(huán)節(jié)控制的難度也越來越大，財務決策的風險更越來越明顯。為此，企業(yè)必然要經歷一個財務全面整頓的時期，否則，業(yè)務量越大，流失就越大，所以，整頓是為讓企業(yè)重新獲得更健康的肌體和更強壯的生命力。老話說得好，“吃不窮，穿不窮，算計不到就受窮”。

    一、閩南企業(yè)財務管理的三個層次財務管理就是資金管理。具體地說，它包括：現(xiàn)金、銀行存款、固定資產、原材料、半成品、產成品、辦公用品、低值易耗品以及相對應的應收、應付賬款、應付工資、成本、費用等等。第一個層次：投資、融資決策投資分為直接投資，即為擴大生產經營采取的投資行為，如購買機臺設備、增加人員編制、開發(fā)新產品、投放市場廣告等；間接投資即證券投資（在此不作探討）。融資有多種方式：銀行借款、民間借款、向供應商融資（即占用應付款）、向代理商融資（即預收貨款）等；另外還有發(fā)行股票、債券等（在此不作探討）。第二個層次：經營決策主要是指“生意如何做”以及“已做的生意如何打理”的問題。這方面更偏重的是策略性的決策。如促銷策略，降價策略，銷售政策的激勵措施，供應商付款條件的限制等。第三個層次：管理決策主要是指對資金在企業(yè)內部流動中的不同表現(xiàn)形式（如現(xiàn)金、原材料、半成品、產成品、工資、機臺設備等等）采取的相應對策，目的是“堵住漏洞，杜絕浪費，盡可能降低成本”。它所依賴的是各種制度和規(guī)定，即通常所提到的“管制”，也是工廠內部借助財務人員推行財務管理的主體部分。

    二、我司在陳埭鞋業(yè)界的咨詢情況簡介我們閩南企業(yè)財務咨詢顧問公司創(chuàng)辦于1997年，服務過的代表性客戶有：安踏、喬丹、道崎、求質、福時來、恒峰（超拔）、星泉、三舒（花花公子、鱷魚中國總代理）等。他們的年營業(yè)額均在1.0億元以上，年利潤額均在1000萬元以上。綜合鞋業(yè)情況來看，我們認為：當企業(yè)的發(fā)展有了一定的規(guī)模（以達到2條成型流水線為例）以后，在財務管理方面面臨的主要是控制性的問題（也稱內控）。這個問題的根本是工廠千方百計地降低成本，保持產品的市場競爭力（當然，走品牌產品營銷之路的企業(yè)與此又有所不同），以接到更多的訂單。下面以一個擁有2條成型流水線，日產量6000雙的鞋廠為例，簡單介紹在成本內控方面的幾大要點： 1、材料成本的管制材料成本占產品總成本的60%—65%左右，如果浪費或損失1%，1年的總額單此1項起碼是50萬元以上。所以必須對影響材料成本的所有環(huán)節(jié)都要進行嚴格管制。具體有：（1）開發(fā)環(huán)節(jié)。開版的水平高低直接影響材料耗量的多少。（2）算料環(huán)節(jié)。算料不準確必會造成多次補料，既加大采購費用又可能形成庫存材料，并且外包廠還會“趁虛而入”。（3）訂購環(huán)節(jié)。這是形成采購成本的重中之重，也是供應商和采購員大鉆空子的最好空間。（4）采購環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)影響到的有：供應商資質、價格、材質、進度等。（5）驗收環(huán)節(jié)。品質的檢驗和數(shù)量的驗收是當然的關卡。（6）入庫環(huán)節(jié)�！度霂靻巍纺芊裾�確產生成為交易雙方法定依據(jù)的爭奪焦點。（7）領用環(huán)節(jié)。按《生產指令單》的耗量規(guī)定領用是控制現(xiàn)場浪費的源頭。（8）生產環(huán)節(jié)。生產過程中的消耗浪費每天每時都會發(fā)生，如果沒有強有力的措施進行管制，一年下來，其數(shù)額會相當驚人。（9）補料環(huán)節(jié)。由于各種因素的影響，補料是常有的事，有時一單會補到4-5次之多，從大的方面來說，這里既有工廠內部的作業(yè)差錯，也有材質本身的不良，還有外協(xié)加工廠的品質不穩(wěn)定而引起，所以對補料進行管制再怎么嚴格都不為過。（10）退料環(huán)節(jié)。每單生產完畢必須清理現(xiàn)場的邊角余料，這既有利于現(xiàn)場的整潔有序，又能避免材料莫名其妙的“失蹤”。（11）庫存環(huán)節(jié)。對倉庫庫存的材料按規(guī)定劃分區(qū)域、合理擺放，對超過時限的材料及時提報，這是對材料倉庫最基本的要求。（12）退貨環(huán)節(jié)。每單生產完畢，剩余的整件材料或者根本就不能用的材料，及時退貨給供應商，這是減少資金占用、避免不必要損失的有效手段。（13）呆廢料處理環(huán)節(jié)。陳埭的老板普遍有個不好的習慣：每單剩下來的材料，都要堆放在倉庫里或者工廠某個角落里，從來不會主動去清除，日積月累，整屋子都是，他們以為這是節(jié)約，那里會知道，時間久了，材料發(fā)黃了，脫層了，有的甚至輕輕一撕就碎了，一錢不值。所以，對呆廢材料的及時處理，既能保證庫容的周轉，又能回收一些現(xiàn)金。（14）盤點環(huán)節(jié)。陳埭的很多鞋廠每年都會發(fā)生這樣一種奇怪的現(xiàn)象：明明根據(jù)今年的業(yè)務量來算應該能賺1000萬元，實際上到年終算賬的時候，總有200萬元對不起來，無論怎么找都不知原因在哪里，其實，這就是平時一點一滴地“流失”掉了。如果對每單的專用材料按單盤點，通用材料每月盤點，數(shù)據(jù)明白，材料清楚，至少在材料方面的“流失”現(xiàn)象（這是大頭）就堵住了。（15）賬目環(huán)節(jié)。很多臺資廠的老板一年到工廠的時間累計起來都不到一個月，其中最主要的原因是工廠上下、各個環(huán)節(jié)的賬目非常清楚，誰也別想蒙混過關，尤其是材料賬目，每天登記、每天核對，只要有錯，第二天就能發(fā)現(xiàn)、改正。所以相比之下，閩南的老板不太重視這一點，這從另外一個角度說，也是閩南老板們?yōu)槭裁雌毡楹芾鄣囊粋�原因。所以，重視材料賬目，既可堵住“空子“，又能使財務及時算出成本。上述15個環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，相互影響，最后都歸結為一條：降低材料成本。 2、工資成本的管制工資成本（含管理人員工資）僅次于材料成本，約占18-20%，總額很大（約有800萬元），加之本地區(qū)企業(yè)眾多，人員流動頻繁，因此，工資管理的難度會相應加大。其環(huán)節(jié)主要有：動作分析（工時測算）、工價初估、核準、員工件資產量統(tǒng)計、人員編制、人員進出異動記錄、人員考勤記錄、工資等級標準、獎罰簽呈、工資計算、審核、批準、發(fā)放、分析、記賬等。某鞋廠工資控制目標、措施 控制點 控制目標 控制措施編制 不超編制 按照公司人事部確認的《各部門人員編制目錄》設崗配人，財務核對正確，椐此建立《工資卡》。工資標準 工資不超標 人事部掌管標準，財務核對。作業(yè)工序 生產現(xiàn)場按工序完成 開發(fā)（技轉）部設定每款鞋子的作業(yè)工序，生產部確認，按規(guī)定執(zhí)行，品管監(jiān)督，財務核對。工序單價 總工價不超過計劃總工價 開發(fā)（技轉）部設定，品管部證明，財務審核。員工件資產量 總件資產量不超過《指令單》下達數(shù)量 員工件資產量每日與現(xiàn)場統(tǒng)計核對，統(tǒng)計每日匯總，每單完畢2日內公布。員工流動 員工離開的個人件資產量不流失。 員工離開，人事部必須在第2天核實完畢，并知會財務，財務計算出其個人工資，并予收繳。人員考勤 凡管理人員不符考勤制度者，均受罰扣薪。 人事部每日匯總考勤記錄，根據(jù)規(guī)定，對不按時出勤者明列受罰金額，提交財務據(jù)此扣款。獎罰簽呈 獎罰必須得到完全執(zhí)行 人事確認《獎罰簽呈》的合理性、有效性，提交財務扣款，記入員工檔案。審核 各項原始記錄真實、齊全 凡關系到員工工資的各項原始記錄，均按照程序由各部門主管層層上報，部門最高主管簽字后，統(tǒng)一提交財務審核；財務必須對所有原始資料進行嚴格審查，看是否實際，有無虛假現(xiàn)象，然后據(jù)以計算工資，制作“工資表”。核準 工資表確保正確 “工資表”制作完畢，財務需提交人事復審，看有否執(zhí)行制度錯誤，最后呈報分管副總核準。發(fā)放 保證資金安全，不出差錯 提款要加強安全措施，點鈔要絕對準確。成本分析 按時保質保量呈報 每月25號前財務呈報副總，輔助經營決策。記賬 及時正確 按照作業(yè)分工承擔責任。 3、各項費用的管制說明：此處不專門提及“制造費用”，因為它歸在“生產成本”里面。各項費用可以按照其發(fā)生的性質簡單分為兩大類：一類是實際發(fā)生的費用，一類是折舊、攤銷費；如果按照其用途又可分位為三大類：一類是管理費用，一類是營銷（營業(yè)）費用，一類是財務費用。（1）財務費用：該費用很簡單，具體有：融資利息、融資費用和銀行手續(xù)費。其中銀行利息和銀行手續(xù)費很好控制，因都有實際發(fā)生的銀行單據(jù)，而且，月末還有對賬單。融資費用需要老板的配合，因為基本上是老板在同融資方洽談，如果發(fā)生的費用單據(jù)沒有及時提供給財務，就造成賬目不真實，既對不起賬，又使利潤虛假。（2）管理費用、營銷（營業(yè)）費用：這兩項包羅萬象，很復雜，最直接地體現(xiàn)出企業(yè)管理水平的高低。以下是某外貿鞋廠（3條成型線）設定的全年各部門允許發(fā)生的費用名目及標準：（沒有銷售費用及品牌市場推廣費） 部門 標準 備注針保組 10000 含：針車零配件費，針車油 。工務組 238700 1、廠維修款5000， 2、設備機件5000，3、水費22500， 4、電費206200。人事組 74500 1、招聘費10000，2、辦公用品10000，3、表格7500，4、廠車過橋費、加油、年季審、維修28500，5、藥品3500，6、事故費15000�？倓战M 221200 1、伙食（含液化氣、用具、副食）218000， 2、環(huán)衛(wèi)、消毒等2000，3、敬神用品1200。安全組 6000 1、消防器材1000，2、保安服、管理費5000。采購組 30000 差旅費業(yè)務組 66000 1、報關費（含商檢費）35000，2、郵寄費3000，3、運費5000，4、報關業(yè)務費用3000，，5、差旅費15000，6、應酬費5000。生管組 2500 1、差旅費1200，2、PE袋800，3、橡皮圈500。材料組 44000 1、電器五金建材18000，2、用品雜物15000，3、改色3500，4、油墨500，5、PE袋、紙3000，6、差旅費1000，7、正常材料損失3000。開發(fā)部 37000 1、高頻模15000，2、網版布10000，3、差旅費12000。總經辦 153000 1、應酬費26000，2、電話費（含手機、小靈通）100000，3、高管干部伙食補貼15000，4、證件雜支1000，5、編外薪資5000，6、奔馳專車費用6000。財務部 85500 1、會計年審1000，2、外匯年審500，3、辦證費1000，4、財產保險8000，5、員工保險 15000，6、員工獎勵60000。合計 968400 上述只是簡單地介紹一下鞋廠在直接成本控制方面的三大項目：材料、人工和費用，這里一方面的目的是為了指出傳統(tǒng)制造業(yè)（鞋廠、服裝廠、玩具廠等）成本管制方面的重點，另一方面是為了表明我司在從事鞋廠的財務管理咨詢時的主要努力方向，因為，我們認為：在閩南地區(qū)的企業(yè)中，當業(yè)務量既定的前提下，工廠的管制任務就是為了不斷地降低成本，挖掘利潤空間；任何一家工廠都有必要大力提倡全員“大成本”的理念，大力推行“大成本”的管制措施，無論市場怎樣變化，在工廠內部不斷降低產品成本，發(fā)揮企業(yè)的規(guī)模效應，這是閩南地區(qū)作為制造業(yè)基地的永恒要義。三、閩南服裝企業(yè)的內部控制建議 “內部控制”是近年來閩南許多企業(yè)通過自己慘痛的教訓得出來的迫切需要，其明顯癥狀是：企業(yè)內部的資產總是“莫名其妙”地流失，企業(yè)的賬面贏利與實際所得總會存在一些差距；其根源是：企業(yè)內部在各個環(huán)節(jié)、尤其是關鍵環(huán)節(jié)失去控制，重要關口失去保護屏障，“漏洞百出”，“鉆空子”的人有的是本廠關鍵崗位的人員，有的是外部有要害利益關系的人員，各種有意制造出來的虛假表象掩蓋了真實情況，老板往往由于精力或者非專業(yè)管理水平的因素，也被迷混了思維，偏離了正確的工廠管制方向。閩南服裝企業(yè)同樣也普遍存在這種現(xiàn)象。 下面以內銷型的服裝廠為例，對它的內部控制問題提出一個粗線條的建議。 “內控”工作是從工廠老板（或工廠最高管理者）到普通員工都涉及到的大事，是一個體系，但是，這項工作的主導部門卻非財務莫屬，因為財務機構的職能本來就是代替老板去過問、去監(jiān)督。 1、建立完整的財務機構，使財務部在實際上有精力去挑起“內控”的重擔 “內控”工作花費的時間主要是去監(jiān)督，而財務工作的基本首先是要把賬目及時、準確、完整地核算出來，而閩南企業(yè)的銷售業(yè)務量普遍較大，因此，財務日常的算賬任務很重，工作時間又長，如果沒有足夠的人手、沒有足夠的時間，并且按財務內部的專業(yè)劃分，那么，期望財務去承擔并達到工廠“內控”的目標，那是明顯的一句空話。所以，財務部的設置一般在工廠形成規(guī)模的情況下，可按如下方案設立。（1）主管1名。專司總賬、現(xiàn)金、銀行存款明細賬及審核、審批；（2）助理會計1名。協(xié)助主管審核各類單據(jù)，并對工廠的財產和費用核算、管制；（3）材料會計1名。專司原材料和應付賬款賬目；（4）工資會計1名。專司所有人員的工資核算和工資成本分析；（5）銷售會計1名。專司成品和應收賬款的核算、管制；（6）外賬（稅務）會計1名。專司外賬和報稅；（7）出納1名。專司現(xiàn)金和銀行存款的收、付及保管。分工明晰、責任清楚，這是基礎，更重要的是這樣才有可能要求每一名財務人員在規(guī)定的時間內向工廠決策層提供各類真實、有效的管理數(shù)據(jù)。 2、賦予財務人員職權，并明確相應的權限既然要求財務人員承擔起各自的職責，當然要賦予他們應有的職權和明確相應的權限。職權主要如下：（1）業(yè)務指導權。財務人員有權對其它各部門有關人員（如：統(tǒng)計員、倉管員、領發(fā)料員等）提供業(yè)務上的指導，以不斷提高基層管理人員的管理水平；（2）單據(jù)審核權。所有的單據(jù)都必須經過相應的財務人員審核簽字后，分管領導才能核準。但是往往這一點要在工廠內部形成風氣確實很難，這需要決心。（3）程序監(jiān)督權。工廠內部有時失控的原因往往都是人為的打破既定的程序造成的，所以，要推行“內控”，必須要“卡”住規(guī)定的程序。（4）問題質詢權。工廠每天發(fā)生的事情太多、太繁雜，如果沒人去過問，當然問題時時都會發(fā)生，并且無人去處理解決，損失也不可避免，所以賦予財務對各部門的“問題質詢權”就顯得尤為必要；（5）獎罰簽呈權。為樹立財務在內控方面的權威性和力度，如果不給它“生殺予奪”的權力，誰會“買賬”，因此，“獎罰簽呈權”對于那些膽敢違反“內控” 規(guī)定的“不法者”說，就是一柄“尚方寶劍”，具有很大的威懾力。 3、制定有關“內控”的各項政策和規(guī)定，并設定標準，堅決推行預算式管理沒有明確的政策和規(guī)定，“內控”的力度越大，工廠內部各部門和有關利益人員所起的紛爭就越大。這些政策和規(guī)定主要有：（1）人事方面：編制、錄用、考勤及工資標準等；（2）財產方面：機臺設備、車輛、辦公用具、辦公用品、低值易耗品；（3）材料方面；（4）成品方面；（5）賬款方面；（6）成本方面；（7）外加工、外包方面；（8）費用方面。其中，費用方面要堅決推行“預算式管理”，即分項目設定各部門的使用標準，由財務部監(jiān)督執(zhí)行、使用，按月統(tǒng)計、公布，一旦超標，由該部門全體人員自行承擔。這種措施的風險在于，可能一開始“標準”存在某些不合理之處，但是這并沒關系，老話說，“有賬算得清”，大標準設定后，小標準慢慢“微調”后，一定能與實際發(fā)生的相符合，因為“財務”本身就是一門“技術學科”。 4、獎罰措施獎罰措施的制定，如果在每一條具體的規(guī)定后面列出，那樣既一目了然，也便于對照執(zhí)行，最關鍵的是制定出來的規(guī)定和措施必須得到完全、有效地執(zhí)行，這也是本文一再強調的“內控工作的成效取決于老板（或者工廠最高管理者）的決心”，如果，“規(guī)矩”得不到貫徹執(zhí)行，那么，這些“紙上的東西”就是導致工廠內部“糾紛四起、矛盾重重”的“罪魁禍首”！本節(jié)談及的主要是提供“閩南服裝企業(yè)”內控工作的一種思路，雖然“行業(yè)特點決定其管理模式不同”，但是，在內控方面，幾乎制造業(yè)中的任何行業(yè)都是相通的，不同的是由于工廠的業(yè)務經營模式（如：做外單的與做內銷的就有一些區(qū)別），但也只是在具體管制時側重點不同而已，比如：外單控制的主要方面是材料和應付賬款，而內銷控制的主要方面是成品和應收賬款。其實，在閩南企業(yè)中，哪怕是同一行業(yè)，由于老板的理念、管理工廠的指導思想、甚至個人喜好以及關鍵崗位人員的能力和專業(yè)水平不一樣，將直接導致什么樣的內控模式、措施能在其中生根、立足，并發(fā)揮出應有的作用。這一點，也將直接關系到工廠聘請專業(yè)內控咨詢人員的影響效果。