資金少、人才缺 CIO如何應(yīng)對(duì)“0預(yù)算”項(xiàng)目
世上沒有免費(fèi)的午餐。
你的預(yù)算本來已經(jīng)做好了，正準(zhǔn)備放手大干一場時(shí)，突然，接到老板的命令說：資金短缺---也就是說，這個(gè)項(xiàng)目你沒有錢或工作人員，但你絕對(duì)不能對(duì)老板說“不”。
“當(dāng)然，我們也明白，目前預(yù)算短缺，但我們確實(shí)需要這個(gè)項(xiàng)目�！蹦愕睦习逦⑿χ嬖V你。而你也面帶微笑的聽著，其實(shí)要就牙根恨得真癢癢。在這種情況下，你會(huì)想：如果要做這個(gè)項(xiàng)目，我所有的工作人員都將免費(fèi)干活，這無異于天方夜譚!
“你是這個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人并且很有才能，我知道你可以找到一個(gè)方法來做到這件事�！蹦愕睦习逭f道。而你肯定也會(huì)對(duì)這么明顯的‘恭維’提不起興趣。
“這個(gè)項(xiàng)目我們必須得做，而不是有什么其它選擇。因?yàn)檫@是公司高層的意思。”你的老板以及說道。而這時(shí)，你也許會(huì)想：啊，這樣啊，沒問題，因?yàn)檫@是高層領(lǐng)導(dǎo)的決策，他們能夠憑空變出時(shí)間和金錢來!
無論是某個(gè)業(yè)務(wù)單元購買了一個(gè)需要IT支持的系統(tǒng)，還是公司決定將業(yè)務(wù)擴(kuò)展到一個(gè)新的區(qū)域(隨之而來的是需要有一個(gè)網(wǎng)絡(luò)和電子郵件)等，沒有資金預(yù)算的工程太常見了，但是結(jié)果卻和其它工程沒有任何區(qū)別。不管你的老板還是你的客戶，他們都期望你能完成這些“0預(yù)算”的工程，但是，當(dāng)你不能達(dá)到他們的要求時(shí)，你會(huì)受到責(zé)怪。你唯一可以做地是讓他們決定哪些其它工程可以延誤。
如何不作回應(yīng)
在這種情況下，你絕對(duì)不能對(duì)你的老板說“不”，不管這看起來如何不合理。這種沒有預(yù)算的任務(wù)對(duì)于公司的高層領(lǐng)導(dǎo)可能非常重要。也許這是由于自政府規(guī)章或法律要求的，也許這是商業(yè)前景所要求的�？偠灾�，沒有任何商量余地。
一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)者也知道簡單地將一個(gè)不合理的任務(wù)強(qiáng)制的指派給下屬是不對(duì)的，但是他們也承受著上級(jí)的壓力不得不這么做。這個(gè)不合理決定的后果也是顯而易見的。下面的工作人員單獨(dú)制定各自工作的優(yōu)先順序，確定應(yīng)該推遲手頭上的那個(gè)工作以確保這個(gè)不合理的任務(wù)按時(shí)完成。因此，其它項(xiàng)目未能如期完成。也許所有的項(xiàng)目都因此延期，也許工作人員在工程質(zhì)量方面偷工減料，或者，他們未能實(shí)現(xiàn)當(dāng)時(shí)的承諾完成的一些功能。
與此同時(shí)，CIO也在自己的員工心目中失去了威信，并且很多員工還對(duì)他懷有敵意，因?yàn)樗邮芰怂^的不合理要求，沒有很好地保護(hù)自己的員工。讓員工為本來就不合理的項(xiàng)目工作將不會(huì)很好地完成任務(wù)。
另一種反應(yīng)是命令員工“犧牲”賴以維生的項(xiàng)目，比如培訓(xùn)和過程創(chuàng)新。有人可能認(rèn)為，放棄訓(xùn)練或過程創(chuàng)新是滿足暫時(shí)的短期緊急任務(wù)的唯一辦法。但事實(shí)上，這就像一個(gè)大滑坡。你只要這樣做一次，你的公司就可能在沒有足夠多資源的情況下“吸收”更多不合理的任務(wù)。你也有可能被強(qiáng)制一次次的去完成這些任務(wù)。因此，除了急需的項(xiàng)目，你永遠(yuǎn)沒有足夠的時(shí)間去完成其它工作。
當(dāng)然，這是沒有遠(yuǎn)見的行為。任何IT如果放棄了培訓(xùn)、創(chuàng)新、流程改進(jìn)、客戶關(guān)系建設(shè)和其它“維持企業(yè)生存”的活動(dòng)，而只是愿意去做沒有實(shí)際意義的不合理項(xiàng)目，那么這僅僅只是推遲企業(yè)倒閉的時(shí)間而已。隨著時(shí)間的推移，IT部門將會(huì)變得越來越?jīng)]有效率和不合時(shí)宜。
另一種可能性是，由CIO來決定哪些客戶項(xiàng)目延遲或取消，這也不是一個(gè)很好的方案。CIO必須對(duì)自己所做的決定誠實(shí)，向客戶耐心解釋他們項(xiàng)目延遲或取消的原因是由于那些沒有資金預(yù)算的項(xiàng)目占用了太多的企業(yè)資源。然而，盡管公開的溝通保護(hù)了企業(yè)的完整性，但是這卻沒有注重顧客或客戶關(guān)系。這就好比對(duì)客戶說：“我是CIO，我已經(jīng)決定你請(qǐng)求的項(xiàng)目對(duì)于企業(yè)來說不是那么重要�！�
更糟地是，如果決策是暗箱操作的，客戶根本不知道是怎么回事，那么IT部門就會(huì)背負(fù)一個(gè)不可信的壞名聲。
那么，CIO還有什么其它可以做嗎?答案可以在企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營范例中找到。
解決方案：像商業(yè)活動(dòng)那樣運(yùn)作
如果你把IT當(dāng)作企業(yè)內(nèi)部的一個(gè)交易，那么IT預(yù)算就不真正屬于CIO。相反，它是一個(gè)預(yù)付帳戶---為了購買產(chǎn)品和服務(wù)而預(yù)先放在IT部門的錢。
我不是在談?wù)搩?nèi)部計(jì)費(fèi)(Charge Back)。我只是很簡單地描述一個(gè)匹配期望和現(xiàn)有資源的管理過程。作為一個(gè)交易，IT部門有許多支出，例如，補(bǔ)償金和廠商服務(wù)。而IT部門通過向客戶提供他們選購的產(chǎn)品和服務(wù)賺得收入，以支付上述費(fèi)用�？蛻羰褂闷漕A(yù)付賬戶來支付所購買的產(chǎn)品和服務(wù)。并且他們購買東西的費(fèi)用不能超過賬戶里的總錢數(shù)。通常情況下，客戶通過一個(gè)委員會(huì)(類似于‘IT指導(dǎo)委員會(huì)’)作出購買決定，并且利用投資組合管理這樣的過程決定購買什么軟件。
一個(gè)沒有預(yù)算的項(xiàng)目不能強(qiáng)迫IT免費(fèi)為它服務(wù)。這是不可能的，沒有什么是免費(fèi)的。相反，一個(gè)沒有預(yù)算的項(xiàng)目強(qiáng)迫客戶使用其預(yù)付帳戶購買他們并不打算購買的東西---一些他們不一定想要的東西。因此，預(yù)付帳戶的錢越來越少。而此時(shí)客戶就要調(diào)整項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)，決定他們將不會(huì)為沒有預(yù)算的項(xiàng)目購買東西。
記住這一點(diǎn)：沒有預(yù)算的項(xiàng)目其實(shí)是束縛了客戶的雙手而不是IT部門的。CIO對(duì)于一個(gè)沒有預(yù)算的項(xiàng)目唯一合理的反應(yīng)就是把目前的情況向控制著預(yù)付帳戶的客戶講清楚，讓他們要么找到更多的資金，要么決定哪些IT產(chǎn)品和服務(wù)是不買的。
