項(xiàng)目溝通：小故事中的大道理

一、溝通與效率 　　項(xiàng)目中有很多工作需要充分溝通。確立目標(biāo)，達(dá)成共識需要溝通；明確職責(zé)，分工協(xié)作需要溝通；工作匯報，意見交流還離不開溝通。溝通障礙往往會造成項(xiàng)目多次返工，事倍功半，嚴(yán)重時會釀成不可挽回的損失，導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。下面的故事能說明這個道理： 　　一位教授精心準(zhǔn)備一個重要會議上的演講，會議的規(guī)格之高、規(guī)模之大都是他平生第一次遇到的。全家都為教授的這一次露臉而激動，為此，老婆專門為他選購了一身西裝。晚飯時，老婆問西裝合身不，教授說上身很好，褲腿長了那么兩公分，倒是能穿，影響不大。 　　晚上教授早早就睡了。老媽卻睡不著，琢磨著兒子這么隆重的演講，西褲長了怎么能行，反正人老了也沒瞌睡，就翻身下床，把西裝的褲腿剪掉兩公分，縫好燙平，然后安心的入睡了。早上五點(diǎn)半，老婆睡醒了,因?yàn)榧矣写笫拢�所以起來比往常早些，想起老公西褲的事，心想時間還來得及，便拿來西褲又剪掉兩公分，縫好燙平，愜意的去做早餐了。一會，女兒也早早起床了，看媽媽的早餐還沒有做好，就想起爸爸西褲的事情，尋思自己也能為爸爸做點(diǎn)事情了，便拿來西褲，再剪短兩公分，縫好燙平　…… 　　這個褲子還能不能穿？　 　　這個故事我講課時經(jīng)常講，聽者沒有不捧腹的，可分析了背后的道理就再也沒人笑得起來了。故事中的主人公們因?yàn)闇贤ú坏轿唬�付出了三倍的勞動得到的結(jié)果卻是廢了一條褲子。究其原因，首先教授沒有明確目標(biāo)和分工——褲子要不要剪短，由誰來剪斷，其次老媽、老婆、女兒在行動之前沒有征詢家庭（項(xiàng)目組）其他成員的意見。所以造成吃力不討好的結(jié)局，所以我經(jīng)常講：溝而不通，費(fèi)時誤工。這種情況在我們的項(xiàng)目中非常多見，由于缺乏溝通，兩個小組同時對一個版本進(jìn)行升級，結(jié)果兩個版本合不在一起；由于缺乏溝通，項(xiàng)目組的行動和客戶的需求發(fā)生偏差，造成大量的返工和浪費(fèi)；由于缺乏溝通，沖突不斷出現(xiàn)，造成客戶和項(xiàng)目組矛盾重重，項(xiàng)目組內(nèi)部凝聚力下降，甚至關(guān)鍵人物拂袖離去。我見過不少工程師總希望通過默不作聲的多干活來彌補(bǔ)自己的拙于溝通的缺陷，孰不知，項(xiàng)目中用鉆研技術(shù)和勉力蠻干的方式需要溝通協(xié)調(diào)的問題猶如南轅北轍。 　　 二、溝通與成本 　　溝通的重要性是毋庸置疑的，但項(xiàng)目經(jīng)理在強(qiáng)化溝通的同時不能忽視溝通的成本。溝通方式的選擇，溝通時機(jī)的把握，溝通范圍的界定都會影響溝通的成本，進(jìn)而會影響整個項(xiàng)目的成本和進(jìn)度。譬如開會，有人總結(jié)出一個會議的成本＝（與會人工資＋日常開支＋找不到你的人的工資）×人數(shù)×?xí)�議時間＋會議本身支出。大家可以據(jù)此計算一下一個無效會議浪費(fèi)的成本。 　　所以，要盡量采取節(jié)省成本的方式達(dá)到溝通的目的，能網(wǎng)絡(luò)會議、電話會議的就不宜集中開會；能郵件、電話達(dá)到目的的，不必面談；能用規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)化的事情，沒必要個案溝通。下面的故事也許會給您一些啟發(fā)： 　　上世紀(jì)八十年代，有一對兩地分居的夫婦，丈夫留學(xué)美國，妻子在國內(nèi)上班。當(dāng)時的電話資費(fèi)非常貴，每分鐘要二三十元錢，這對夫婦溝通的成本很高。后來他們想了一個既省錢又能保證每天都能溝通的辦法。他們約定：當(dāng)電話鈴響一聲就掛斷的話，含義是：我很好，不要掛念；當(dāng)電話鈴響兩聲掛斷的話，含義是：你的回信我收到了，請放心；當(dāng)電話鈴響三聲掛斷，含義是:我的信件寄出，注意查收；鈴響三聲以后還不掛斷，代表我確實(shí)有話要說，請接電話。 　　故事中的夫婦巧妙利用打電話的約定，將他們的溝通模式化，標(biāo)準(zhǔn)化，于是大大節(jié)省了例行溝通的成本，只有例外情況才付費(fèi)用。當(dāng)然，隨著科技的發(fā)展，解決這個問題的途經(jīng)很多，成本也很低，但故事中想方設(shè)法降低溝通成本的思想值得借鑒。 　　 三、溝通與專業(yè)技術(shù) 　　項(xiàng)目經(jīng)理未必是樣樣都很專業(yè)的專才，但至少應(yīng)該是樣樣都熟悉的通才，否則，很難將一個復(fù)雜的大型項(xiàng)目管好。對項(xiàng)目中某一專業(yè)領(lǐng)域一點(diǎn)也不懂的項(xiàng)目經(jīng)理，就很難與項(xiàng)目組中該領(lǐng)域的成員溝通，難以監(jiān)督和檢查他們工作的效率和質(zhì)量——因?yàn)橛行�溝通的前提是彼此能夠正確解析對方的信號。項(xiàng)目經(jīng)理必須懂得一些領(lǐng)域的專業(yè)語言（術(shù)語），才能和項(xiàng)目組中的專業(yè)成員有效交流。 　　有這么一個笑話： 　　一家飯店剛招來一個服務(wù)員，第一天上班，飯店來了一撥食客。服務(wù)員招呼他們落座后，為首的客人道：“服務(wù)員，茶！” 　　　　　　 　　服務(wù)員開始數(shù)人：“1,2,3,4,5,6,7,8,9,10�！比缓蠡卮穑骸笆畟��！闭f完侍立一旁。 　　　　　　 　　等了一會，客人見茶還不上來，又喊：“服務(wù)員，倒茶！” 　　　　　　 　　服務(wù)員倒著數(shù)了一遍人數(shù)：“10,9,8,6,5,4,3,2,1�！贝鸬溃骸斑�是十個！” 　　　　　　 　　客人感覺很納悶，問：“我讓你倒茶，你數(shù)啥？” 　　　　　 　　服務(wù)員以為客人問她的屬相，便脫口而出：“我屬（數(shù)）豬！” 　　這個服務(wù)員先把“茶”聽成“查”，“倒茶”理解為倒著查，又把數(shù)數(shù)的“數(shù)”理解為屬相的“屬”，讓客人啼笑皆非。因?yàn)樗�不還沒有適應(yīng)新的語言環(huán)境，不能正確解析客人的話。不懂專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理跟專業(yè)技術(shù)人員交流，就有點(diǎn)像那位服務(wù)員對客人。一些高水平的技術(shù)人才即因?yàn)殚L期得不到項(xiàng)目經(jīng)理的理解而郁悶地離去。