淺談人事檔案管理

“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”是現(xiàn)在人們對(duì)于人事檔案的寫真，“人事檔案無(wú)用論”正在流行。隨著社會(huì)的發(fā)展、人才流動(dòng)頻率的加快，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，然而，許多人把檔案轉(zhuǎn)到人才中心后一去不復(fù)返，有的干脆懷揣檔案去了天涯海角。突然之間，人事檔案好象不重要了，失去了作用，“棄檔族”日增，“廢檔”、“死檔”不斷增加。而另一方面，社會(huì)各方面面臨信用危機(jī)，各行業(yè)、部門及用人單位對(duì)于個(gè)人的信用記錄及以往經(jīng)歷無(wú)處可查，檔案沒有，一些單位只好由人力資源部的人通過(guò)非正常的方式和途徑去了解，操作起來(lái)很麻煩，加大了用人成本。 還不如原來(lái)國(guó)企的時(shí)候，有什么重要的東西都入檔案，人事檔案一直是記錄個(gè)人成長(zhǎng)工作經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)的重要載體。裝載著個(gè)人最原始憑證材料，是組織人事部門、用人單位及相關(guān)單位考察和了解個(gè)人的重要依據(jù)，是決定一個(gè)人的命運(yùn)的重要工具。 出現(xiàn)上述問(wèn)題，一方面與個(gè)人的主觀原因有關(guān)系外，與現(xiàn)行人事檔案管理的混亂且制度不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有很大關(guān)系。 一、多頭管理。早在一九八八年，中組部、人事部“關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知‘人調(diào)發(fā)[1988]5號(hào)’”文件規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。其它機(jī)構(gòu)不得承擔(dān)人事檔案的管理工作。但由于歷史的、體制的原因，現(xiàn)在很多部門都在公開或私自管理人事檔案，除人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)外，勞動(dòng)部門、失業(yè)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、一些社會(huì)團(tuán)體也在管理；國(guó)企在管，一些私企也在管，一些民辦中介機(jī)構(gòu)利用各種名目也在管，甚至于把保管檔案當(dāng)成了謀利的手段，并不惜惡意競(jìng)爭(zhēng)。眾多部門管理檔案，混淆了視聽，令許多人茫然不知所往。 二、都不管。人事檔案多頭管理的同時(shí)，又存在都不管的問(wèn)題，只是方便流轉(zhuǎn)，所做的只是檔案的收發(fā)手續(xù)，調(diào)一下沒用的檔案工資，至于檔案材料的收集與歸檔，難于上青天。有的管理單位進(jìn)出的人事檔案，甚至于可以做到連封口都不開。 三、管理水平差。 1、硬件環(huán)境差，參差不齊。有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處撒放，造成極大隱患，令存檔人員忐忑不安，不能一心一意搞建設(shè)。 2、管理人員人員少，素質(zhì)低。一個(gè)人管理幾千份檔案，能管過(guò)來(lái)嗎？另外，一些檔案管理人員素質(zhì)低，水平差，對(duì)檔案缺乏責(zé)任感，不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的業(yè)務(wù)知識(shí)，不懂微機(jī)的使用，有的管理人員竟然分不清大專學(xué)歷和本科學(xué)歷的區(qū)別，讓人大跌眼鏡！ 3、人事檔案管理手段落后。管理手段原始粗放，手工記帳，重復(fù)無(wú)效勞動(dòng)，人事檔案管理軟件落后且軟件不統(tǒng)一，現(xiàn)代化管理手段缺乏。 4、檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)差。不能及時(shí)收集信息入檔，檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個(gè)人全部信息的要求，不能滿足新形勢(shì)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相關(guān)領(lǐng)域?qū)�個(gè)人資信材料的需求，不能有針對(duì)性地提供有權(quán)威的證明材料。利用價(jià)值低，功能越來(lái)越弱化。 5、管理混亂，保管手續(xù)不嚴(yán)格。一些管理單位，尤其是那些私自保管檔案的單位，違反規(guī)定出具假證明，私自抽取、涂改、銷毀有關(guān)憑證材料，使假學(xué)歷、假經(jīng)歷、假身份合法化，擾亂了市場(chǎng)秩序。 四、人事檔案調(diào)動(dòng)流轉(zhuǎn)手續(xù)繁雜。尤其是異地調(diào)動(dòng)，有時(shí)一個(gè)人為調(diào)檔來(lái)回奔徙幾次，搞得疲憊不堪，無(wú)奈放棄檔案。一些檔案管理單位故意刁難、滯留檔案，違反規(guī)定保管、接收人事檔案，給人事檔案的管理帶來(lái)許多副面影響。 人事檔案出現(xiàn)的各種問(wèn)題，原因是多方面的、深層次的，也不是一兩個(gè)部門、一個(gè)地區(qū)的事，它是全社會(huì)共同要面對(duì)的問(wèn)題，是社會(huì)發(fā)展到一定階段必然要出現(xiàn)的問(wèn)題，關(guān)鍵是解決問(wèn)題，要根據(jù)發(fā)展要求，賦予其新的生命力，更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。人事檔案作為最原始的信用記錄，不能沒有，其功能不僅不能弱化，反而更要豐富，要強(qiáng)化! “沒規(guī)矩不成方圓”，社會(huì)生活的方方面面需要秩序，人才流動(dòng)也要有序流動(dòng)，人事檔案管理的改革勢(shì)在必行，亂后必有大治！其出路就是提升人事檔案的利用價(jià)值，結(jié)合人事檔案建立個(gè)人信用檔案，進(jìn)而聯(lián)網(wǎng)建立全國(guó)統(tǒng)一的公共信用體系，真正決定一個(gè)人在社會(huì)生活中的命運(yùn)，使其深入到每個(gè)人的經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活的方方面面，時(shí)刻提醒人們凡事要三思而后行。 一、首先要立法。并樹立全國(guó)“一盤棋”的思想。通過(guò)立法、執(zhí)法建立信用檔案的規(guī)范管理和失信懲罰機(jī)制，同時(shí)對(duì)檔案管理行業(yè)進(jìn)行監(jiān)督和管理。保護(hù)好個(gè)人隱私權(quán)。 二、分類管理。國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。 三、建立信用檔案，建立征信體系。明確與公安、銀行、工商、稅務(wù)、民政、法院、企業(yè)及相關(guān)單位的關(guān)系，及時(shí)收集信用記錄入檔，及時(shí)為相關(guān)部門提供資信證明材料。聯(lián)合征信，資源共享。強(qiáng)制規(guī)定，哪些材料需入檔，哪些單位及個(gè)人需提供材料，經(jīng)濟(jì)生活哪些方面需要提供資信證明材料等。檔案管理機(jī)構(gòu)逐步蛻變?yōu)楠?dú)立的富有權(quán)威的征信機(jī)構(gòu)。 四、人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 五、利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。 六、開發(fā)式管理。樹立人事檔案利用的“受眾”意識(shí)，變過(guò)去“守?cái)偸健狈��?wù)為開發(fā)式服務(wù)，重視研究人事檔案用戶的多方位需求，有針對(duì)性地提供個(gè)性化服務(wù)�！胺�務(wù)為主，適當(dāng)收費(fèi)”。 只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會(huì)生活中的諸多問(wèn)題不攻自破、迎刃而解，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。（袁懷青）