國際貿(mào)易 單證 員指在 國際貿(mào)易 結(jié)算業(yè)務(wù)中，根據(jù)銷售合約和 信用證 條款從事審核、制作各種貿(mào)易結(jié)算單據(jù)和證書，提交銀行辦理議付手續(xù)或委托銀行進(jìn)行收款等工作的人員。其工作內(nèi)容主要是對 國際貿(mào)易 結(jié)算業(yè)務(wù)中所應(yīng)用的單據(jù)、證書和文件——包括 信用證 、匯票、發(fā)票、裝箱單、提單、保單等進(jìn)行制作處理。
一、 單證 “嚴(yán)格符合”要求
國際貿(mào)易中如果提交的單據(jù)與買方通過銀行開出的 信用證 不一致，銀行有權(quán)拒絕付款，所以 單證 從業(yè)人員制作和提交的單據(jù)應(yīng)做到與信用證要求“嚴(yán)格符合”（instrictlycompliancewith），這項要求主要體現(xiàn)為：
1.單單一致，單證一致。單單一致的意思是信用證項下提供的所有單據(jù)的相關(guān)內(nèi)容的一致，單證一致指所有單據(jù)的有關(guān)規(guī)定與信用證中的要求不應(yīng)矛盾。
2.表面一致。主要指單據(jù)和信用證之間在文字體現(xiàn)上沒有沖突。實踐中如采用 CIF 條件成交，在有關(guān)單據(jù)完全符合信用證規(guī)定但貨物在運輸途中損失的情況下，銀行仍須付款；而如單據(jù)不符合信用證的要求，即使貨物一點兒問題沒有，銀行也有100%的權(quán)利拒絕履行義務(wù)。
3.一致原則的靈活處理。業(yè)務(wù)中對單單一致、單證一致的要求不可以機(jī)械的理解為一字不差，完全照搬照抄，應(yīng)根據(jù)實際情況加以靈活處理。對此，舉幾例說明如下：第一、對運輸標(biāo)志中件數(shù)的1-UP的規(guī)定，除非信用證明確做出了限定，一般應(yīng)理解為實際出口貨物的件數(shù)；第二、交易條件為 FOB 、 CFR 時保險事宜理應(yīng)由買方辦理，但買方所開立的信用證中可能會要求賣方提供保險單，在不違背原則（買方承擔(dān)相關(guān)費用）的情況下，賣方可以接受；同樣在 FOB 條件下，信用證中如要求運輸單據(jù)上標(biāo)明“FREIGHTPREPAID”，只要運費有著落，也是可行的；第三、單據(jù)的簽字、蓋章也可出現(xiàn)不完全一致的情況：發(fā)票、箱單等以英文制作，但有中文法人代表簽字和公司名稱屬于正常單據(jù)；第四、不同單據(jù)的收貨人欄的填寫：指示抬頭的提單填寫“TOOR鄄DER”或“TOORDEROF”，而原產(chǎn)地證中應(yīng)填寫具體的買方名稱；第五、發(fā)票中商品名稱問題應(yīng)與信用證或合同嚴(yán)格一致，而其他單據(jù)則可以只顯示商品的統(tǒng)稱/通稱/大類名稱；第六、信用證沒有禁止分批/轉(zhuǎn)運，實際提交了分批和轉(zhuǎn)運的單據(jù)，只要金額相符，銀行通常會接受。類似的事例還有許多，在此不一一列舉。
4.銀行“四不管”。銀行在處理信用證業(yè)務(wù)時堅持不管貨物、不管當(dāng)事人、不管合同、不負(fù)責(zé)審核單據(jù)的真?zhèn)�，在這種情況下，受益人就必須按單單一致、單證一致的要求履行義務(wù)，否則就難以向銀行主張權(quán)利。
二、單證制作“五要求”
“五要求”說起來共十個字，操作的時候難度還是不小的，如果真的做到了這十個字，就說明你的制單水平爐火純青、無人能比了。
1.正確/準(zhǔn)確（CORRECTNESS）。正確是所有單證工作的前提，要求制作的單據(jù)應(yīng)首先滿足單單、單證一致，其次各種單據(jù)應(yīng)符合國際貿(mào)易慣例、各國/行業(yè)法律和規(guī)則的要求，第三單據(jù)還應(yīng)與所代表的貨物無出入。
2.完整（COMPLETENESS）。從某種意義上講主要指一筆業(yè)務(wù)所涉及全部單據(jù)的完整性�？蓮囊韵聨追矫胬斫猓旱谝�、內(nèi)容完整；第二、份數(shù)上完整；第三、種類的完整。憑單據(jù)買賣的合同/信用證都會明確要求出口方需提交哪些單據(jù)、提交幾份、有無正副本要求、需否背書及應(yīng)在單據(jù)上標(biāo)明的內(nèi)容，所有這些都必須得到滿足。
3.及時（INTIME；PUNCTUALI鄄TY）指單據(jù)制作不遲延。具體可以這樣理解：及時制單、及時審單、及時交單、及時收匯。制作單據(jù)是個復(fù)雜的工程，多數(shù)單據(jù)由出口方完成，有些需要相關(guān)部門配合完成；審核應(yīng)齊抓共管，這樣就可以保證在規(guī)定的時間內(nèi)把全部合格單據(jù)向有關(guān)方面提交，及時交單肯定意味著能及時收匯，及時收匯意味著又一個良性業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的開始。
4.簡明（CONCISENESS）指所制作的單據(jù)簡單、明了。UCP500規(guī)定，“為了防止混淆和誤解，銀行應(yīng)勸阻在信用證或其任何修改書中加注過多的細(xì)節(jié)內(nèi)容”，有關(guān)專家也指出，單據(jù)中不應(yīng)出現(xiàn)與單據(jù)本身無關(guān)的內(nèi)容。
5.整潔（TIDINESS）指單據(jù)應(yīng)清楚、干凈、美觀、大方，單據(jù)的格式設(shè)計合理、內(nèi)容排列主次分明、重點內(nèi)容醒目突出。不應(yīng)出現(xiàn)涂抹現(xiàn)象，應(yīng)盡量避免或減少加簽修改。
三、單證的發(fā)展、改革和統(tǒng)一
1.單據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。國際貿(mào)易發(fā)展到今天，許多單據(jù)都已規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化了。典型的如在世界范圍內(nèi)許多單證（包括信用證、提單、保險單、產(chǎn)地證等）都是相同或相似的；以往在某些單據(jù)中出現(xiàn)的一些規(guī)定現(xiàn)已不復(fù)存在，像發(fā)票中的E&OE（有錯當(dāng)查）的規(guī)定；許多單據(jù)有統(tǒng)一的填寫規(guī)范： 報關(guān)單 47個項目每個都有具體的操作規(guī)則。
2.單據(jù)的電子化和現(xiàn)代化。前者主要指EDI單據(jù)，現(xiàn)在報關(guān)、 報檢 都已聯(lián)網(wǎng)，產(chǎn)地證和配額許可證的申領(lǐng)可登錄商務(wù)部有關(guān)官方網(wǎng)站進(jìn)行操作，外匯核銷和退稅也要先進(jìn)行網(wǎng)上備案登記，這就可以在單證工作中充分利用現(xiàn)代通訊手段和IN鄄TERNET。為適應(yīng)貿(mào)易電子化的要求，國際商會也適時出臺了E-UCP并準(zhǔn)備在今年對1993年修訂的UCP500做進(jìn)一步的修訂以滿足日益發(fā)展的現(xiàn)代國際貿(mào)易的需要。
3.單據(jù)制作由繁到簡。這個趨勢主要體現(xiàn)為要求的單據(jù)的種類在減少、單據(jù)的內(nèi)容也在日益簡單化，只要雙方信譽(yù)良好，出口方直接發(fā)貨給進(jìn)口方，后者直接付款，這樣某些單據(jù)存在的必要性就大大降低了。
4.新單據(jù)不斷出現(xiàn)。典型的如2001年“9.11”后美國 海關(guān) 要求的AMS（電子艙單申報）；上世紀(jì)60年代隨著集裝箱運輸?shù)某霈F(xiàn)和發(fā)展而產(chǎn)生的集裝箱運輸單據(jù)；我國與東盟達(dá)成雙邊貿(mào)易優(yōu)惠協(xié)定后確定我產(chǎn)品原產(chǎn)地的FORME證書；在紡織品回歸WTO后根據(jù)中歐、中美達(dá)成的協(xié)議重新核發(fā)的配額許可；2006年一般產(chǎn)地證將由質(zhì)檢局統(tǒng)一對外簽發(fā)等，這就要求我們必須緊跟時代步伐，對新單證、新做法和新規(guī)定進(jìn)行不斷地研究和學(xué)習(xí)。
5.一次制單。許多公司都有單據(jù)制作軟件，只要認(rèn)真填寫發(fā)票這種基本單據(jù)，其他單據(jù)都可以自動生成，這樣對制單人員的要求會更高，因為所制作的單據(jù)如正確是應(yīng)該的，而一旦出錯，則會招致業(yè)務(wù)的滿盤皆輸。
6.單證的統(tǒng)一。國際貿(mào)易各環(huán)節(jié)所涉及的大部分單據(jù)都有統(tǒng)一的規(guī)定和要求。像SWIFTMT700格式的信用證、提單、保險單、產(chǎn)地證、我國各種政府管制單據(jù)等，當(dāng)然目前我國進(jìn)出口公司的發(fā)票、箱單尚待統(tǒng)一。
四、單證制作的依據(jù)
根據(jù)什么制單在國際貿(mào)易中是必須重視的一個問題。任何一種單據(jù)從制作角度講都必須遵循一定的法律依據(jù)
1.法律、慣例和規(guī)定。所有國際貿(mào)易中要求的單據(jù)都有相應(yīng)的法律、慣例和規(guī)則，較常見的有我國的《合同法》、《票據(jù)法》、《外貿(mào)法》、《海商法》、《保險法》、我國政府參加的《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》、在國家貿(mào)易領(lǐng)域影響巨大的UCP500、E-
UCP、ISBP、URC522、URR525、INCOTERMS2000等，所有這些規(guī)定都對制單工作具有非常強(qiáng)的指導(dǎo)意義。
2.以合同、信用證和貨物實際情況為準(zhǔn)制作單據(jù)。實踐中主要指單單、單證、單同、單貨的一致。單據(jù)一定要如實反映貨物的情況。有時為了滿足信用證要求，不得不制作并出具根本不應(yīng)該出現(xiàn)的單據(jù)，較明顯的是貨物沒有能在規(guī)定的裝運期內(nèi)裝船，為了滿足信用證對裝運期和交單期的規(guī)定而由托運人向船公司出具保函（LETTEROFINDEMNITY）進(jìn)行通融以換取清潔提單向銀行交單結(jié)匯的現(xiàn)象。
3.單據(jù)制作應(yīng)滿足各行業(yè)、部門的特殊要求。國有國法，家有家規(guī)，每個行業(yè)都有其特定的規(guī)矩：像出口紡織品時經(jīng)常會遇到國外要求我們提供AZOfreeCertifi鄄cate(無偶氮證明，這是與人類健康有關(guān)的一種特殊單據(jù))；出口到信仰伊斯蘭教國家的禽類產(chǎn)品，進(jìn)口商有時會提出由出口地伊斯蘭教協(xié)會出具有關(guān)證明；AMS艙單由美國開始，現(xiàn)已擴(kuò)展到加拿大、澳大利亞、歐洲等許多國家；農(nóng)藥產(chǎn)品出口到美國、歐盟等國時，進(jìn)口上商通常會要求出口方提供所出口的農(nóng)藥產(chǎn)品的MSDS（危險數(shù)據(jù)資料卡）等，出口企業(yè)應(yīng)按規(guī)定的格式和要求將相關(guān)數(shù)據(jù)填寫完整后予以提交，凡此種種不一一贅述。
