為何不使用協(xié)作工具？
有多少公司在協(xié)作工具和交流工具上進(jìn)行了大手筆的投資以使遠(yuǎn)程工作組的工作更加順暢？然而，很多公司抱怨，這些協(xié)作工作和交流工具并沒(méi)有派上用場(chǎng)，因此大量的金錢(qián)被浪費(fèi)掉了。你可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，在某些公司中，SharePoint站點(diǎn)未被有效利用，購(gòu)買(mǎi)的網(wǎng)絡(luò)演示許可證也被有充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。也許有人會(huì)找原因說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該首先激發(fā)起工作組每位成員的工作激情，然后再通過(guò)技術(shù)手段把他們聯(lián)系在一起。如果工作組成員尚沒(méi)有工作的動(dòng)力，那么即使再好的技術(shù)也無(wú)法讓工作組充滿激情地開(kāi)展工作。
在歷史上，成吉思汗幾乎統(tǒng)治了半個(gè)世界，但他從未召開(kāi)過(guò)全員參加的遠(yuǎn)程視頻會(huì)議，更沒(méi)有因?yàn)橐匍_(kāi)電話會(huì)議而使他的官員們放棄與家人共盡晚宴的機(jī)會(huì)。他無(wú)須這樣做是因?yàn)樗麚碛幸恢芰Τ瑥?qiáng)、激情四射、分工明確的統(tǒng)治力量。
使人們協(xié)同工作的動(dòng)力千百年來(lái)未曾改變。作為項(xiàng)目經(jīng)理，你需要傳達(dá)給你的工作組一個(gè)共同的目標(biāo)，每個(gè)人都應(yīng)當(dāng)勝任其所承擔(dān)的工作，并且成員之間要彼此信任。這也是為什么有的項(xiàng)目經(jīng)理只通過(guò)電話和電子郵件聯(lián)絡(luò)就能使工作組完成既定的目標(biāo)，而有的項(xiàng)目經(jīng)理用盡了所有的技術(shù)工具還是不能達(dá)到理想的工作效果。工作效率高的項(xiàng)目經(jīng)理更加注重團(tuán)隊(duì)的激情，以現(xiàn)有的交流工具就能達(dá)到很好的效果。
無(wú)論你是否采用最新的技術(shù)裝置，為了使你的遠(yuǎn)程工作組能夠協(xié)同工作，都需要注意以下三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
1、確保每個(gè)人的工作都是為了共同目標(biāo)而努力的，這一點(diǎn)還需不斷強(qiáng)調(diào)。很多項(xiàng)目經(jīng)理想當(dāng)然地認(rèn)為，他們的團(tuán)隊(duì)成員都對(duì)項(xiàng)目或任務(wù)的目標(biāo)非常清楚。然而，這種想法可能是不對(duì)的。在每次開(kāi)會(huì)前重新強(qiáng)調(diào)你所要達(dá)到的目標(biāo)，并告訴你的團(tuán)隊(duì)成員如何工作才能共同實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。如果你認(rèn)為這樣做是多余的，那么你可能無(wú)法順利地實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。此外，你這樣做還能夠讓你的成員認(rèn)清做哪些工作對(duì)于目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有益，這樣還可以避免很多無(wú)用勞動(dòng)。
2、了解每位成員的工作安排。遠(yuǎn)程工作組的成員通常有多項(xiàng)工作在同時(shí)開(kāi)工。如果你不了解是什么工作占用了他們的時(shí)間，那么你可能就會(huì)因?yàn)槟澄怀蓡T臨時(shí)拒絕做某事而感到不悅�；ㄒ恍⿻r(shí)間耐心地去與每位工作組成員聊聊天，詢問(wèn)一下他們?cè)跁r(shí)間問(wèn)題上有何要求，在完成任務(wù)期限方面有什么困難。這樣做不僅可以使你了解到他們的工作進(jìn)展情況和工作時(shí)間安排，而且還可以培養(yǎng)這些工作組成員的忠誠(chéng)度并營(yíng)造出良好的工作氛圍。
3、使成員在尋求幫助或?qū)ふ掖鸢笗r(shí)感到方便而輕松。在完成一項(xiàng)工作過(guò)程中，每個(gè)人都會(huì)遇到問(wèn)題，也會(huì)有各自不同的關(guān)注點(diǎn)和知識(shí)空白。如果不能從工作組其他成員那里得到幫助，那么工作質(zhì)量就會(huì)受到影響，團(tuán)隊(duì)士氣也會(huì)因此而低落。此時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該幫助工作組成員充分利用團(tuán)隊(duì)資源，把他們的問(wèn)題說(shuō)出來(lái)，向其他成員求助。
如果你從一開(kāi)始就以建立一個(gè)高效的工作組而努力目標(biāo)，并能夠克服空間距離帶來(lái)的工作障礙時(shí)，那么工作的進(jìn)展情況肯定會(huì)如你所愿。建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)不再是一個(gè)浪費(fèi)時(shí)間的事情，而成為一條在成員之間分享信息的便捷途徑。在線研討會(huì)也不再令與會(huì)者感到痛苦，如果大家都想要得到相同的信息，那么在線研討會(huì)還將成為傳遞信息的渠道，而無(wú)需項(xiàng)目經(jīng)理挨個(gè)人的通知。
一旦你意識(shí)到良好團(tuán)隊(duì)關(guān)系所擁有的強(qiáng)大動(dòng)能，你將會(huì)努力使用各種交流工具并創(chuàng)建一個(gè)良好的工作環(huán)境，以使得遠(yuǎn)程工作組的每個(gè)成員更加出色地完成任務(wù)。（來(lái)源：商業(yè)英才網(wǎng)）
