寫作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以非常清楚的了解您想說(shuō)什么。圍繞這一點(diǎn)，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對(duì)您寫作商務(wù)信函有借鑒作用。
1、口語(yǔ)化
每一封信函的往來(lái)，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來(lái)應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解一下，每次信函的往來(lái)不就是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談嗎?只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句，用我/我們做主語(yǔ)，這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱情，友好，就象兩個(gè)朋友之間的談話那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。
2、語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)
由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的，您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說(shuō)性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。
3、禮貌
我們這里所說(shuō)的禮貌，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對(duì)方的要求，也不會(huì)因此失去這個(gè)朋友，不會(huì)影響今后合作的機(jī)會(huì)。
特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，請(qǐng)表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說(shuō)明您的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語(yǔ)言。
還要提醒一點(diǎn)，中國(guó)人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會(huì)變成阿諛奉承，真誠(chéng)過了頭，也會(huì)變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能達(dá)到預(yù)期的效果。
4、簡(jiǎn)潔
就象前面提到的，要用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫信函，讓您的信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫狻Ｉ儆谩癮nd”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長(zhǎng)的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因?yàn)檫@樣寫會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無(wú)謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。 5、回復(fù)迅速及時(shí)
給買家的回復(fù)，千萬(wàn)要迅速及時(shí)。因?yàn)橘I家通常只看最先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復(fù)不夠及時(shí)，就可能因?yàn)閾尣坏较葯C(jī)而失去商機(jī)。
6、標(biāo)題
這一點(diǎn)是特別針對(duì)寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識(shí)到，事實(shí)上，E-mail的標(biāo)題是很重要的一個(gè)部分，您的郵件給對(duì)方的第一個(gè)印象就是通過標(biāo)題來(lái)完成的。如果標(biāo)題沒有內(nèi)容，看起來(lái)象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會(huì)直接刪除。比如這樣的標(biāo)題“How are you?”，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會(huì)顯得更加專業(yè)。
7、精確
當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號(hào)等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。
8、針對(duì)性
請(qǐng)?jiān)卩]件中寫上對(duì)方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對(duì)此的重視。當(dāng)然，如果您無(wú)法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“DearSirs”or“DearSirorMadam”。
商務(wù)函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。
商務(wù)函電的寫作應(yīng)掌握7C原則，即：
完整(complete)
正確(correctness)
清楚(clearness)
簡(jiǎn)潔(concreteness)
具體(concreteness)
禮貌(courtesy)
體諒(consideration)
完整：商務(wù)函電應(yīng)完整表達(dá)所要表達(dá)內(nèi)容和意思，何人、何時(shí)、何地、何事、何種原因、何種方式等。
正確：表達(dá)的用詞用語(yǔ)及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)正確無(wú)誤，因?yàn)樯虅?wù)函電的內(nèi)容大多涉及商業(yè)交往中雙方的權(quán)利、義務(wù)以及利害關(guān)系，如果出錯(cuò)勢(shì)必會(huì)造成不必要的麻煩。
清楚：所有的詞句都應(yīng)能夠非常清晰明確地表現(xiàn)真實(shí)的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡(jiǎn)單普通的詞句來(lái)直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對(duì)方。
簡(jiǎn)潔：在無(wú)損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達(dá)真實(shí)的意思。(來(lái)源：世貿(mào)人才網(wǎng))
