A公司是國內(nèi)一家著名的大型連鎖超市，在全國各大城市有不少門店。A公司多年前花費巨資建設(shè)的以POS管理系統(tǒng)為中心的信息系統(tǒng)在公司規(guī)模擴展的過程中發(fā)揮了重要作用。但最近，問題出現(xiàn)了……
意識到信息化的重要性，A公司多年前就花費巨資在所有連鎖銷售門店大規(guī)模建設(shè)了以POS管理系統(tǒng)為中心的信息系統(tǒng)。近年來，隨著各國零售巨頭紛紛在國內(nèi)開展大型超市業(yè)務(wù)，A公司面臨巨大的市場競爭壓力。
僅有POS系統(tǒng)太局限
隨著市場競爭的加劇，以POS管理系統(tǒng)為中心的信息系統(tǒng)，雖然具備了進銷存管理的功能，但應(yīng)用范圍僅局限于企業(yè)的內(nèi)部，不能和供應(yīng)商之間共享信息。信息系統(tǒng)內(nèi)部大量的商業(yè)數(shù)據(jù)沒有得到有效應(yīng)用，有價值的信息不能及時傳遞給供應(yīng)商，形成一個個信息孤島。公司內(nèi)部信息系統(tǒng)的功能遠遠沒有發(fā)揮出來。
以前，A公司訂貨補貨采取的是傳統(tǒng)的電話傳真方式，費用高、效率低。這種方法采用人工手段傳遞信息，使信息傳遞的速度很慢，過程很長，有時會出現(xiàn)人為的信息“貪污”的情況，滿足不了企業(yè)規(guī)模發(fā)展和外部市場競爭的需要。此外，訂貨的過程中打印的單據(jù)太多，非常浪費。而與供應(yīng)商的電話和傳真的溝通成本也非常高，定單流轉(zhuǎn)不流暢。隨著A公司規(guī)模的擴大，門店越來越多，而且分布分散，內(nèi)部溝通不暢、人員工作效率低下;物流周轉(zhuǎn)慢，供應(yīng)商、客戶、員工，怨聲載道……這一系列問題嚴重地影響了A公司的發(fā)展。
A公司的高層逐漸地認識到必須改變現(xiàn)有的經(jīng)營模式才能突破窘境。然而，現(xiàn)有信息系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足公司的發(fā)展和市場競爭的需要。為了適應(yīng)新模式的改變，支撐新的業(yè)務(wù)模式，公司決定改造現(xiàn)有系統(tǒng)，建立和供應(yīng)商的信息共享機制。智能補貨系統(tǒng)就成為了此次系統(tǒng)改造的重點。
實時共享 補貨任務(wù)前移
智能補貨系統(tǒng)的基本思想是在銷售門店和供應(yīng)商及配送中心之間，通過無線網(wǎng)絡(luò)建立實時的庫存信息共享機制。當銷售門店的商品庫存低于最低庫存量時，立即自動向供應(yīng)商或配送中心發(fā)出訂貨補貨信息。
智能補貨系統(tǒng)改變了A公司的現(xiàn)有補貨模式，能夠解決諸多難題。首先，通過快速的消費者需求響應(yīng)、信息的實時傳遞和實時處理，改變了以前的工作模式。通過連續(xù)性的補貨方法，降低庫存量，從而徹底解決A公司以前高庫存和高缺貨率的難題，使原有的信息系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)得到應(yīng)用(如圖所示)。智能補貨系統(tǒng)使得各成員在供應(yīng)鏈中互享信息，維持長久穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。
同時，智能補貨系統(tǒng)能夠幫助供應(yīng)商更好地安排計劃，使供應(yīng)商對其所供應(yīng)的所有門類的貨物及在其銷售門店的庫存情況了如指掌，從而自動跟蹤補充各個銷售門點的貨源，提高了供應(yīng)商供貨的靈活性和預(yù)見性。
智能補貨系統(tǒng)使得A公司和供應(yīng)商之間建立起一種良好的互動關(guān)系，形成互助的商業(yè)生態(tài)系統(tǒng)。一種商品一旦被大量采購，就會促使該商品的制造商大量生產(chǎn)此種商品，也會使該商品在供應(yīng)鏈中快速流動起來。隨著供應(yīng)鏈管理的進一步完善，補貨到銷售門店的責任如今已從A公司逐步轉(zhuǎn)移到了供應(yīng)商的身上。對于供應(yīng)商來說，掌握了銷售門店的銷售量和庫存，可以更好地安排生產(chǎn)計劃、采購計劃和供貨計劃，這是一個互助的商業(yè)生態(tài)系統(tǒng)。
管理專家說過，庫存是萬惡之首，因為庫存占用了大量的流動資金，影響著企業(yè)的資金運轉(zhuǎn)效率，掩蓋了企業(yè)的隱患。智能補貨系統(tǒng)能夠降低從供應(yīng)商到A公司的整個供應(yīng)鏈庫存。從庫存管理角度看，在庫存系統(tǒng)中，訂貨點與最低庫存之差主要取決于從訂貨到交貨的時間，產(chǎn)品周轉(zhuǎn)的時間，產(chǎn)品價格、供銷變化及其他變量。訂貨點與最低庫存之差保持一定的距離是為了防止產(chǎn)品脫銷等不確定性情況的出現(xiàn)。
為了快速反應(yīng)客戶降低庫存的要求，供應(yīng)商通過與A公司締結(jié)伙伴關(guān)系，主動向A公司頻繁交貨，并縮短從訂貨到交貨之間的時間間隔。這樣就可以降低整個貨物補充過程(從工廠到門店)的存貨，盡量切合客戶的要求，同時減少存貨和生產(chǎn)波動。
系統(tǒng)實施五項注意
開放的共享系統(tǒng)
信息系統(tǒng)要求開放的環(huán)境。供應(yīng)商和A公司各門店之間通過庫存報告、銷售預(yù)測報告和訂購單報文等有關(guān)商業(yè)信息的最新數(shù)據(jù)實時交換，使其從過去的單純執(zhí)行A公司的銷售訂購任務(wù)轉(zhuǎn)而主動為A公司分擔補充庫存的責任，以最高效率補充銷售門店或配送中心的貨物庫存。
零售商和供應(yīng)商同步實施
智能補貨系統(tǒng)旨在解決A公司和供應(yīng)商之間的數(shù)據(jù)共享問題。因此，智能補貨系統(tǒng)實施很關(guān)鍵的一點是供應(yīng)商必須同步和A公司實現(xiàn)智能補貨系統(tǒng)，進行數(shù)據(jù)對接和共享。單方面的實施系統(tǒng)，是沒有絲毫價值的。
商品編碼統(tǒng)一
為了確保數(shù)據(jù)能夠在供應(yīng)鏈中暢通無阻地流動，供應(yīng)商和A公司都必須使用同一個通用的編碼系統(tǒng)來識別產(chǎn)品、服務(wù)及位置，這些編碼是確保智能補貨系統(tǒng)實施的唯一解決方案。而條形碼技術(shù)正是智能補貨系統(tǒng)的中心基礎(chǔ)。
規(guī)模經(jīng)濟效應(yīng)
要使連續(xù)補貨有效率，貨物的數(shù)量需要大到有運輸規(guī)模經(jīng)濟效益才行，零售門店的銷售規(guī)模要足以支撐智能系統(tǒng)的使用。
智能補貨和人工決策的配合
通常的補貨程序是系統(tǒng)自動提出采購預(yù)測，管理者再結(jié)合經(jīng)驗做出采購定單決定。在供應(yīng)鏈管理中，采購預(yù)測是影響整個供應(yīng)鏈的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，預(yù)測的準確性將影響其他各個環(huán)節(jié)的效率，對成本高低產(chǎn)生直接影響。但是，不能完全依賴智能補貨系統(tǒng)的自動預(yù)測，還需要考慮其他的因素，和人工決策相配合。管理者對于系統(tǒng)自動提出的補貨采購預(yù)測，要同時參考其他因素，如季節(jié)的變化、促銷計劃、社會上的大型活動以及整個供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)的負荷能力等，結(jié)合經(jīng)驗做出最后決定。
A公司智能補貨系統(tǒng)的成功上線，使供應(yīng)商共享銷售門店的庫存信息，把采購補貨功能部分交給供應(yīng)商來做。這樣既減少了銷售門店庫存和資金的占用，同時也使供應(yīng)商加快了對消費者的響應(yīng)速度，降低了生產(chǎn)的盲目性，減少了產(chǎn)品的積壓，提高了經(jīng)濟效益。
